Dica prática para a otimização de processos

A todo tempo, principalmente em épocas de crise, a geração de eficiência é uma máxima em todas as organizações, áreas e departamentos. Toda economia, seja ela financeira, de esforço ou de tempo, acaba contribuindo para que as empresas troquem recursos aplicados em atividades e processos que geram pouco valor por outros que agregam maior valor para a própria organização e para seus clientes.

Por Quille 24/11/2017 – 09h47

A simplificação de processos, tanto para a organização quanto para o cliente, é uma forma de ampliar a percepção de valor agregado e, ao mesmo tempo, economizar esforço, tempo e capital empregado.

As técnicas de análise e otimização de processos favorecem a identificação das oportunidades, a medição dos processos, a elaboração de planos de ação, os testes e a mudança de processos para atingimento dos objetivos buscados.

Uma técnica simples e efetiva é a adotada pela linha do pensamento Lean, uma filosofia de gestão criada por um executivo da Toyota, durante a reconstrução do Japão no período posterior à segunda guerra mundial. Inicialmente adotada nas indústrias Japonesas e atualmente incorporada por organizações em todo o mundo, pode ser aplicada em processos produtivos, processos de gestão e mesmo organizações inteiras, como é o caso de Startups.

A filosofia de gestão Lean consiste em eliminar de todo processo desperdícios de superprodução, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos.

Para aplicar imediatamente em sua área ou organização siga os passos abaixo e veja os resultados. Comece com processos simples e menos complexos.

1) Identifique inicialmente o processo ou linha de produção que deseja otimizar

2) Faça uma avaliação superficial do potencial de otimização que o processo pode ter e quanto isso representa de benefício econômico, ou de esforço ou mesmo de qualidade percebida para o cliente antes de começar a empregar ações para otimizá-lo.

3) Uma vez decidida a atuação neste processo monte uma equipe que contenha profissionais competentes, que possuam conhecimentos diversos e estejam dispostos a colaborar. Tente reunir na equipe:

a. Pessoas que conhecem o processo de ponta a ponta ou que conheçam as etapas específicas. O objetivo é que todo o time consiga criar a visão completa de toda a cadeia de atividades até o resultado final;

b. Pessoas que usam o produto final do processo;

c. Pessoas que possuam conhecimentos em outras áreas de conhecimento não necessariamente relacionadas ao processo ou ao produto. Quanto maior a diversidade de experiências mais rica será a capacidade de transformação;

d. Garanta que as pessoas tenham tranquilidade para interagirem sem pressa, sem ego, sem apego e com muita disposição para ouvir e manifestar seus pontos de vista. O foco e a atenção são fundamentais para o melhor resultado de todas as interações;

4) MUITO IMPORTANTE: Estabeleça uma meta de resultado a ser buscada e COMUNIQUE A TODO TEMPO PARA A EQUIPE

5) Faça uma ou quantas reuniões forem necessárias com o mesmo time para:

a. Listar as etapas ou fases do processo;

b. Listar o resultado final do processo e suas variantes;

c. Listar as atividades, recursos, tempo, insumos, fornecedores e etc. utilizados em cada uma das etapas;

d. Listar o tempo total de execução do processo para cada variante de resultado produzido;

Importante: Faça estas reuniões com todos os envolvidos em uma sala única. Utilize um quadro branco, um chart ou papéis adesivos para que todos acompanhem o raciocínio e criem o entendimento comum. Tente utilizar o máximo possível desenhos ilustrativos que deem a visão mais clara dos atores e sequência de eventos. O mais importante é o entendimento mútuo e não um desenho perfeito.

6) Criada a visão atual do processo é hora de avaliar quais atividades, recursos, insumos, fornecedores têm maior relevância na geração/percepção de valor do resultado final, principalmente na visão do cliente

a. Questione, juntamente com o time, o que aconteceria se cada item fosse eliminado?

b. Avalie alternativas para realizar atividades paralelas e encurtar o tempo

c. Avalie possibilidades de troca de atividades, recursos ou outros itens por itens de maior eficiência ou mais otimizados

d. Caso haja dúvida do time quanto aos benefícios ou riscos de se alterar o processo, programe testes controlados, provas de conceito, ou mesmo pilotos e meça a diferença dos resultados para suportar a tomada de decisão

7) Elabore uma lista de ações contendo estimativas de benefício e complexidade de cada sugestão e atribua responsáveis pela entrega

8) Priorize as ações começando das mais simples e de maiores benefícios

9) Grandes ações podem requerer a elaboração de projeto para execução

10) Faça reuniões periódicas para acompanhar as ações e resultados obtidos pela equipe

11) Celebre todo resultado positivo que obtiver, valorize toda ação de colaboração e trabalho em equipe e avalie com o time quanto ainda vale avançar nas melhorias ou quando seja a hora de parar.

12) Tenha paciência para aguardar a evolução da maturidade da equipe e ao mesmo tempo persistência e liderança para continuar engajando, direcionando e apoiando todas as ações até a obtenção final dos resultados. Grandes mudanças são resultados de várias pequenas mudanças orquestradas de forma sistemática.

Nós da Quille consultoria temos profissionais capacitados e com ampla experiência na gestão, melhoria e transformação de processos e resultados. Podemos apoiá-lo tanto na capacitação de suas equipes quanto na condução das ações de otimização.

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Desejamos a você muito sucesso e resultados sempre crescentes e positivos.

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